Cách gộp ô trong Excel đơn giản để bảng tính chuyên nghiệp hơn

Với những bảng tính có nhiều ô chứa các nội dung như nhau thì việc tiến hành các cách gộp ô trong Excel sẽ tránh được sự trùng lặp hiệu quả. Điều này không những giúp bảng tính Excel có tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ hơn mà còn giúp người xem dễ dàng theo dõi nội dung và thuận tiện quản lý dữ liệu.

Tầm quan trọng của việc gộp ô trong Excel 

Gộp ô trong Excel là một thao tác phổ biến trong việc sắp xếp các dữ liệu và tạo báo cáo. Việc này sẽ giúp tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp hơn cho bảng tính để người đọc thuận tiện theo dõi và nắm bắt nội dung.

Bạn đang xem: Cách gộp ô trong Excel đơn giản để bảng tính chuyên nghiệp hơn

• Trực quan hóa dữ liệu: Việc gộp các ô thuộc cùng một nhóm dữ liệu với nhau giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt các dữ liệu liên quan.
• Tránh sự lặp lại: Trong trường hợp quá nhiều ô cùng một nội dung, việc gộp các ô này sẽ làm giảm được sự lặp lại nhàm chán cũng như giảm thời gian cần thiết khi chỉnh sửa bảng tính.
• Tiết kiệm diện tích bảng tính: Việc gộp ô còn giúp giảm diện tích sử dụng trên bảng tính, phân bổ nội dung rõ ràng hơn.
• Tạo định dạng: Người dùng có thể tạo định dạng cho ô kết quả bằng cách gộp ô. Chẳng hạn như căn giữa văn bản trong ô gộp, thay đổi màu sắc, kích thước hoặc phông chữ để làm nổi bật ô kết quả.

Cách gộp hai ô hiệu quả mà không làm mất dữ liệu

Việc gộp ô được ứng dụng để tăng khả năng đọc hiểu và tổ chức thông tin trong bảng tính Excel một cách rõ ràng và hiệu quả nhất. Áp dụng các cách gộp ô trong Excel cùng tiêu đề chung cho một nhóm các hàng hoặc cột giúp người xem dễ dàng theo dõi cấu trúc thông tin được trình bày.

Dùng toán tử & để gộp ô

Toán tử & là cách kết hợp một hoặc nhiều chuỗi văn bản thống nhất tạo một đoạn văn bản duy nhất. Bằng cách này, người dùng hoàn toàn có thể ghép 2 ô trong bảng tính Excel nhanh chóng mà không lo ngại bị mất dữ liệu.

Cách thực hiện là áp dụng công thức toán tử =A2&” “&B2. Trong đó A2, B2 lần lượt là hai ô cần gộp dữ liệu. Thêm một khoảng trống giữa hai dấu ngoặc kép để giá trị giữa ô A2 có khoảng cách với ô B2. Ngược lại, nếu muốn dữ liệu hai ô viết liền không cách, chỉ cần ghi cú pháp hai dấu ngoặc kép liền kề nhau.

Bước 1: Nhập công thức toán tử =A2&” “&B2 vào ô C2.

Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả hiển thị ở ô C2.

Xem thêm : Gợi ý các cách xóa dòng trống trong Excel đơn giản, dễ thực hiện

Bước 3: Áp dụng tương tự công thức này vào các ô tiếp theo để có được kết quả gộp ô như bảng dưới đây.

Dùng hàm CONCATENATE gộp ô

Ngoài cách gộp ô bằng thuật toán tử & như trên, người dùng cũng có thể áp dụng chuỗi CONCATENATE để thực hiện ghép ô nhanh chóng mà không bị mất dữ liệu.

Bước 1: Nhập công thức =CONCATENATE(Xn,”, “,Yn) hoặc =Xn&”, “&Yn. Cụ thể ở ví dụ này là =CONCATENATE(A2,” “,B2) vào ô C2. Trong đó A2 và B2 chính là hai ô cần gộp dữ liệu.

Tương tự như phương thức sử dụng toán tử &, nếu muốn dữ liệu hai ô có khoảng cách thì thêm một khoảng trống vào giữa hai dấu ngoặc kép trong công thức và ngược lại.

Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả hiển thị ở ô C2. Áp dụng công thức trên với cách bước tương tự vào các ô tiếp theo của bảng tính.

Dùng tính năng Merge

Sử dụng tính năng Merge & Center là cách gộp ô trong Excel với những ô đứng kế nhau trong hàng hoặc cột.

Bước 1: Chọn 2 ô cần gộp dữ liệu. Nhấn vào Home ở thanh công cụ và lựa chọn vào Merge & Center.

Xem thêm : Chia sẻ cách giãn dòng trong Excel đơn giản, dễ dàng thực hiện

Bước 2: Danh sách các tùy chọn xuất hiện, lựa chọn cách gộp ô phù hợp nhất. Trong đó, Merge & Center là các gộp nhiều ô thành duy nhất một ô nằm ở vị trí chính giữa bảng. Merge Across là phương thức gộp những ô được chọn thành từng ô riêng biệt. Merge Cells để gộp các ô đã chọn thành một ô duy nhất nhưng không nằm ở vị trí chính giữa của ô. Và Unmerge Cells để hủy thao tác gộp ô đã thực hiện.

Bước 3: Nhấn chọn Merge & Center hoặc các định dạng tương ứng để hoàn tất việc gộp ô. Ví dụ bảng tính được gộp ô theo tính năng Merge & Center như dưới đây.

Sử dụng gộp ô bằng Justify

Cách gộp ô bằng Justify phù hợp ứng dụng trong các trường hợp muốn gộp nội dung của tất cả các ô trong trang tính vào một ô duy nhất.

Bước 1: Chọn đồng thời tất cả các ô muốn gộp nội dung. Tiến hành điều chỉnh độ rộng ô chứa sao cho có thể chứa hết nội dung thông tin của tất cả các ô cần gộp.

Bước 2:  Tại tab Home, nhấn chọn Fill > Justify ở mục Editing. Lúc này, tất cả nội dung các ô bên dưới sẽ được gộp lại vào ô ở trên cùng.

Bước 3: Điều chỉnh căn lề và độ rộng của ô sao cho thích hợp để bảng tính được rõ ràng, dễ đọc.

Kết luận

Cách gộp ô trong Excel là tính năng được sử dụng phổ biến hơn cả nhờ vào những tiện ích mang lại. Thao tác gộp các ô có cùng nội dung giúp bảng tính Excel gọn gàng và đẹp mắt hơn. Đồng thời cũng đem lại ưu điểm cho người dùng về khả năng tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu và dễ dàng quản lý, sắp xếp các thông tin trên trang tính.

Nguồn: https://congthucexcel.org
Danh mục: Thao tác cơ bản