Cách dùng hàm VLOOKUP chi tiết và ví dụ cụ thể nhất

Cách dùng hàm VLOOKUP có nhiệm vụ tra cứu giá trị trong một cột và trả kết quả giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng một hàng. Trên thực tế thì hàm VLOOKUP cực kỳ hữu dụng trong các thao tác tìm kiếm thông tin chính xác. Chẳng hạn như tìm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá hoặc xếp loại, phân chia dữ liệu về nhân viên, khách hàng.

Cách dùng hàm VLOOKUP với công thức hàm cụ thể

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, người dùng cần đáp ứng một số yếu tố nhất định dựa theo công thức chuẩn với cú pháp cụ thể là:

Bạn đang xem: Cách dùng hàm VLOOKUP chi tiết và ví dụ cụ thể nhất

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, [Range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: Đây là giá trị muốn tìm kiếm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu một ô trong bảng tính Excel
• Table_array: Bảng giới hạn phạm vi dữ liệu để dò tìm thông tin.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng tính Excel cần dò tìm, được tính lần lượt theo thứ tự từ trái sang phải.
• Range_lookup: Đây là một giá trị tuỳ chọn cho biết người dùng muốn tìm kiếm chính xác hay tìm tương tại bảng giới hạn Table_array. Hàm VLOOKUP tham chiếu giá trị lookup_value ở bảng table_array và trả kết quả giá trị ở cột thứ col_index_num của hàng chứa giá trị đó. Nếu bỏ qua thì giá trị này được mặc định là 1. Cụ thể Range_lookup = 1 (TRUE) tương ứng với dò tìm tương đối và trường hợp Range_lookup = 0 (FALSE) nghĩa là dò tìm chính xác.

Ví dụ cụ thể về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong bảng tính Excel 

Hàm VLOOKUP được sử dụng khá phổ biến trong Excel dùng để tra cứu tìm kiếm giá trị. Nắm rõ cách dùng hàm VLOOKUP sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy các thông tin, dữ liệu tại hàng dọc trong một bảng. Sau đó dữ liệu sẽ trả lại kết quả thông tin chính xác tại hàng ngang tương ứng.

Xem thêm : Cách tính tổng trong Excel hướng dẫn chi tiết nhất

Ví dụ về dữ liệu đã có sẵn bảng điểm trung bình của các học sinh như bảng 1. Bài toán đặt ra là phải xếp loại học lực của từng bạn học sinh dựa theo mức điểm chuẩn quy định ở bảng 2.

Hướng dẫn các bước thực hiện như sau:

Theo dõi bảng dữ liệu trên, ta có:

• Giá trị cần tìm nằm ở cột D, bắt đầu từ dòng thứ 3.
• Phạm vi tìm kiếm là $G$3:$H$7. Dấu $ được sử dụng mục đích cố định các dòng và cột trong bảng 2 để thuận tiện cho việc cho sao chép công thức sang các ô khác.
• Số thứ tự của cột trong bảng 2 chứa giá trị cần tìm mà bạn muốn trả về kết quả (ở đây là cột xếp loại) là cột thứ 2.

Tại ô E3 tiến hành nhập công thức =VLOOKUP(D3,$G$3:$H$7,2,1)

Đây là công thức dò tìm tương đối với Range_lookup = 1 (TRUE) cho biết Excel sẽ thực hiện dò tìm điểm số có giá trị gần nhất trong bảng 2. Khi tìm thấy giá trị sát nhất với ô D3 (ở đây là 8), Excel sẽ cho kết quả tương ứng ở cột 2 là “Giỏi”.

Xem thêm : Cách gộp ô trong Excel đơn giản để bảng tính chuyên nghiệp hơn

Sau khi đã tính toán xong ô E3, người dùng có thể dùng tính năng sao chép công thức hoặc Flash Fill để áp dụng tương tự công thức này cho các ô khác trong cột. Điều này giúp xếp loại học lực theo điểm số một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Cách làm là nhấp chuột vào ô E3 sẽ thấy xuất hiện một ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải. Nhấp chuột vào đó và tiến hành kéo thả chuột xuống để sao chép công thức xếp loại cho các học sinh còn lại.

Kết quả cuối cùng khi sử dụng hàm VLOOKUP để xếp loại học lực của các bạn học sinh sẽ được hiển thị như sau:

Lưu ý quan trọng cần biết khi sử dụng hàm VLOOKUP

Để thuận tiện áp dụng cách sử dụng hàm VLOOKUP chuyên nghiệp và đem lại kết quả chính xác nhất, người dùng cần lưu ý một số điểm quan trọng như sau:

• Hàm VLOOKUP chỉ lấy dữ liệu từ các cột phía bên phải ở vị trí đầu tiên trong bảng tính. Giá trị tra cứu cần nằm trong cột đầu tiên ở dải ô Excel thì hàm mới hoạt động chính xác.
• Cần chỉ định giá trị Range_lookup = TRUE sẽ cho kết quả khớp tương đối. Ngược lại, sử dụng giá trị Range_lookup = FALSE nếu muốn kết quả nhận được khớp chính xác. Khi giá trị Range_lookup bị bỏ qua, hàm VLOOKUP sẽ cho phép đối sánh không chính xác hoặc  người dùng có thể sử dụng đối sánh chính xác (nếu có).

• Nếu ở cột tra cứu có chứa giá trị trùng lặp, hàm VLOOKUP chỉ khớp với giá trị đầu tiên.
• Hàm VLOOKUP không phân biệt chữ hoa với chữ thường.
• Hàm VLOOKUP cho phép sử dụng các ký tự đại diện.

Lời kết

Nắm rõ cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel thuận tiện cho việc dò tìm giá trị theo cột và trả về theo phương thức hàng dọc. Đây là một trong những hàm thông dụng và hữu ích nhất Excel mà bạn nên tham khảo nhằm mục đích thống kê, tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và thuận tiện hỗ trợ công việc dễ dàng, linh hoạt hơn.

Nguồn: https://congthucexcel.org
Danh mục: Thao tác cơ bản